Richtlinien für die IVW-Kontrolle von Veranstaltungen

(in der Fassung des Verwaltungsratsbeschlusses vom 22. Mai 2007, gültig ab 1. Juli 2007)

Das Verfahren der IVW-Kontrolle von Veranstaltungen dient der Feststellung valider Daten über die quantitative Werbeträgerleistung von Sport-, Kultur- und sonstigen Veranstaltungen vor Ort. Die Werbeträgerleistung wird in den Kenngrößen

Anzahl der ausgegebenen Tickets (Eintrittskarten)

und

Anzahl der Besucher, sofern eine qualifizierte Erfassung und Zählung des Zugangs erfolgt,

dargestellt, die Gegenstand der IVW-Meldung und -Prüfung sind.

Als Werbeträger im Sinne dieses Verfahrens gelten Veranstaltungen, die Raum für sportliche, kulturelle, künstlerische oder sonstige Darbietungen gewähren und kommerzielle Kommunikation ermöglichen.

Die Einzelheiten regeln die folgenden Richtlinien:

I. Mitgliedschaft

Mitglieder können Veranstalter oder Vermarkter von Veranstaltungen mit sportlichen, kulturellen, künstlerischen oder sonstigen Darbietungen sein. Veranstalter im Sinne dieser Richtlinien ist die natürliche oder juristische Person, die das organisatorische, wirtschaftliche und steuerliche Risiko einer Veranstaltung trägt.

Es können ausschließlich solche Veranstaltungen der IVW-Prüfung unterstellt werden, für die Eintrittskarten ausgegeben werden und die über eine Zugangskontrolle verfügen. Auch elektronische "Karten", z. B. Handytickets gelten als "Eintrittskarte" im Sinne dieser Richtlinien.

II. Aufnahmeverfahren

1. Die Aufnahme eines Veranstalters oder Vermarkters von Veranstaltungen in die IVW erfolgt aufgrund eines förmlichen Verfahrens.
2. Das Aufnahmeverfahren umfasst
   1. die Anmeldung auf von der IVW herausgegebenen Formularen unter Angabe der Veranstaltungen, auf die sich die Anmeldung bezieht;
   2. den Nachweis des Vermarktungsangebotes, des Veranstaltungskalenders, des Terminplans sowie der voraussichtlichen Besucherkapazitäten;
   3. die Angabe, ob ein Besuchererfassungssystem/Registrierungssystem eingesetzt wird;
   4. die Zustimmung der Aufnahme durch den zuständigen Organisationsausschuss;
   5. die erfolgreich durchgeführte Aufnahmeprüfung durch den zuständigen IVW-Prüfer. Die Aufnahmeprüfung dient der Feststellung, ob ein Veranstalter oder Vermarkter von Veranstaltungen die Voraussetzungen erfüllt, die für die IVW-Kontrolle einer Veranstaltung erforderlich sind;
   6. die Bestätigung der Aufnahme durch die IVW-Geschäftsstelle.
3. Die Mitgliedschaft in der IVW beginnt mit dem Datum der Bestätigung der Mitgliedschaft durch die IVW-Geschäftsstelle.
4. Vor der Bestätigung der Mitgliedschaft in der IVW darf das IVW-Zeichen nicht verwendet werden. Veranstalter oder Vermarkter von Veranstaltungen dürfen vor der Bestätigung der Mitgliedschaft nicht mit ihrer Antragstellung zur Mitgliedschaft in der IVW werben oder im geschäftlichen Verkehr darauf Bezug nehmen.

III. Ablehnung von Aufnahmeanträgen

1. Ein Aufnahmeantrag ist abzulehnen, wenn
   1. sich im Rahmen des Aufnahmeverfahrens ergibt, dass die Prüfung nicht entsprechend der IVW-Satzung bzw. den IVW-Richtlinien möglich ist, oder
   2. ein Veranstalter oder Vermarkter von Veranstaltungen zweimal einen von der IVW angesetzten Termin für eine Aufnahmeprüfung nicht wahrnimmt, oder
   3. die Aufnahmeprüfung ergibt, dass die zum Nachweis der Prüftätigkeit erforderlichen Unterlagen nicht beigebracht sind oder nicht beigebracht werden können, oder
   4. vor oder während des Aufnahmevorgangs in unzulässiger Weise mit dem IVW-Zeichen oder IVW-Hinweisen geworben wurde.
2. Ein erneuter Aufnahmeantrag kann frühestens nach Ablauf eines Jahres nach Ablehnung gestellt werden.

IV. Meldung

Jeder Veranstalter oder Vermarkter von Veranstaltungen ist nach § 4 in Verbindung mit § 20 der IVW-Satzung verpflichtet, die Anzahl der ausgegebenen Tickets regelmäßig, pünktlich und vollständig zu melden. Gleiches gilt für die Meldung der Anzahl der Besucher, wenn Besuchererfassungs-/Registrierungssysteme eingesetzt werden. Pflichtverletzungen können vom IVW-Verwaltungsrat mit einem Verweis gerügt oder mit Ausschluss aus der IVW geahndet werden.

Die Veranstalter oder Vermarkter von Veranstaltungen sind verpflichtet, rechtzeitig vor Beginn der Veranstaltung der IVW den voraussichtlichen Terminplan zu übermitteln. Die Meldung erfolgt selbstständig durch den Veranstalter oder Vermarkter der Veranstaltung auf dem Wege der elektronischen Datenübertragung nach dem vorgegebenen Schema zum jeweiligen Meldetermin.

1. Meldetermin
   1. Der Veranstalter oder der Vermarkter der Veranstaltung ist verpflichtet, bis zum 14. des Folgemonats die notwendigen Meldungen aller im zurückliegenden Monat stattgefundenen Veranstaltungen zu erstatten.
   2. Bei mehrtägigen Veranstaltungen ist der Beginn der Veranstaltung maßgebend für die Ermittlung des Meldetermins. Meldungen während des Ligabetriebs erfolgen spieltagbezogen, wobei der Termin der ersten Spielpaarung für die Meldungen maßgebend ist.
   3. Fällt der Meldetermin auf einen Sonn- oder Feiertag, muss die Meldung spätestens am darauf folgenden Werktag bei der IVW eingehen.
2. Inhalt der Meldung
   1. Besucher im Sinne dieser Richtlinien sind Personen, die eine qualifizierte Einlasskontrolle passiert haben und nachvollziehbar gezählt werden. Als festgestellte Besucherzahl ist zu melden:
      
      - Besucher gesamt.
      
      Zusätzlich können gemeldet werden
      - zahlende Einzelbesucher,
      - zahlende Gruppenbesucher,
      - zahlende Mehrtagesbesucher,
      - zahlende Dauerbesucher,
      - nachgewiesene Freibesucher,
      - sonstige nachgewiesene Besucher.
      
   2. Tickets im Sinne dieser Richtlinien sind Eintrittskarten, die zum Eintritt berechtigen und nachvollziehbar ausgegeben wurden. Die ausgegebenen Tickets sind nach folgenden Kategorien zu melden:
      
      - bezahlte Einzeltickets,
      - bezahlte Gruppentickets,
      - bezahlte Mehrtagestickets,
      - bezahlte Dauertickets,
      - nachgewiesene Freikarten,
      - sonstige nachgewiesene Eintrittskarten,
      - ausgegebene Eintrittskarten gesamt.
      
   3. Zusätzlich zu melden ist die maximale Besucherkapazität der jeweiligen Veranstaltung.
   4. Die am Zustandekommen und an der Durchführung der Veranstaltung beteiligten Personen (Ordnungskräfte, Sanitäter, Wachpersonal, Aufbauhelfer etc.) werden nicht berücksichtigt.
3. Nichterstattung der Meldung
   1. Liegt die Meldung zum angegebenen Termin nicht vor, so wird hinter der Veranstaltung der Hinweis "Meldung nicht eingetroffen" von der IVW veröffentlicht. Sollte ein anderer Grund für die Nichterstattung der Meldung maßgebend sein, so kann ein entsprechender erklärender Hinweis hinzugesetzt werden.
   2. Wird keine Meldung erstattet, so können Ordnungsmaßnahmen nach § 23 der IVW-Satzung eingeleitet werden, insbesondere wenn der Veranstalter mehr als einmal hintereinander keine Meldung abgibt.

V. Prüfung

Die von der IVW beauftragten Prüfer sind berechtigt, alle erforderlichen Unterlagen einzusehen und die notwendigen Auskünfte einzuholen, soweit dies für die Beurteilung der gemeldeten Zahlen von Bedeutung ist.

Alle den Prüfern zur Kenntnis kommenden Geschäftsvorgänge werden streng vertraulich behandelt und unterliegen der beruflichen Verschwiegenheitspflicht jedes IVW-Prüfers. Die Prüfer dürfen für die Dauer ihrer IVW-Bestellung nicht für Veranstalter oder Vermarkter, gleichgültig in welcher Form, tätig sein.

1. Prüfungsunterlagen
   
   Damit jeder Prüfer seine Aufgaben erfüllen kann, müssen alle für die Erstellung der Meldung verwendeten und zum Nachweis der Richtigkeit erforderlichen Unterlagen am Ort der Prüfung und zu dem festgesetzten Prüfungstermin vollständig vorliegen. Insbesondere müssen zur Prüfung lückenlose Originalunterlagen und Quelldaten zur Einsichtnahme bereitgestellt werden. Sie müssen so geführt sein, dass der Prüfer die erforderlichen Feststellungen treffen kann. Der Prüfer muss den individuellen Gegebenheiten des Veranstalters oder des Vermarkters Rechnung tragen.
2. Prüfungsort
   
   Die Prüfung erfolgt in den Geschäftsräumen des Mitglieds oder in einer von ihm zu benennenden anderen geschäftlichen Einrichtung.
3. Prüfungsrhythmus/Prüfungshäufigkeit
   
   Die Prüfungen werden grundsätzlich zweimal jährlich durchgeführt. Bei Veranstaltern und Vermarktern, die weniger als zwei Veranstaltungen pro Jahr durchführen, findet jährlich eine Prüfung statt.
4. Prüfungstermin
   
   Der Prüfungstermin wird dem Mitglied spätestens vier Wochen vor der Prüfung mitgeteilt, wobei die Veranstaltung sowie das Datum anzugeben sind, auf die sich die Prüfung beziehen soll.
5. Inhalt der Prüfung
   1. Besucher
      
      Die Prüfung der Besucherzahlen der Veranstaltungen erfolgt anhand entsprechender Nachweise durch valide Protokolle und Unterlagen der qualifizierten Zugangskontrolle und der Besuchererfassung. Die Besuchererfassungs-/Registrierungssysteme müssen eine exakte und nachvollziehbare Zählung der Besucher gewährleisten.
   2. Tickets
      
      Die Prüfung der ausgegebenen Tickets der Veranstaltungen erfolgt anhand entsprechender Nachweise aus dem Ticketsystem und für die verkauften Tickets der Buchhaltung.
      
      Die Nachweisführung erfolgt durch
      - Gesamtaufstellungen der ausgegeben Karten pro Veranstaltung, zusätzlich differenziert nach Preisgruppen und Kartenarten;
      - Buchhaltungsunterlagen, die die Umsätze und Erlöse aus den Kartenverkäufen belegen (Erlösabstimmung).
   3. Auf Anforderung sind folgende ergänzende Unterlagen vorzulegen:
      
      - Bestuhlungspläne der Veranstaltungsstätten ggf. nach Platzkategorien (z.B. Sitz-, Steh-, Tribünenplätze) der Veranstaltung;
      - Kapazitätsangaben;
      - Nachweise über besucherzahlenabhängige Abgaben;
      - Abrechnungen über Ticketgebühren mit externen Dienstleistern.
   4. Die Prüfung kann sich auf einzelne oder alle Veranstaltungen erstrecken, die nach dem zuletzt geprüften Zeitraum stattgefunden haben. Die Unterlagen sind so zu führen, dass der IVW-Prüfer die Feststellungen im Hinblick auf die Besucherzahlen und Ticketverkäufe unmittelbar treffen kann.
6. Prüfbericht
   
   Über das Ergebnis jeder Prüfung erstattet der IVW-Prüfer einen schriftlichen Bericht, der vom Mitglied zu unterzeichnen ist. Dem Mitglied wird eine Durchschrift des Prüfungsberichts ausgehändigt. Werden bei der Prüfung Abweichungen von den gemeldeten Zahlen festgestellt, erfolgt die Veröffentlichung des Prüfungsergebnisses gemäß Punkt VI.4.

VI.Veröffentlichung

Maßgeblich für alle Veröffentlichungen im Internet-Angebot der IVW ist der geltende Veranstaltungskalender/Terminplan.

1. Die IVW veröffentlicht regelmäßig monatlich die richtliniengemäß eingegangenen Meldungen der Veranstaltungen des Vormonats.
2. Die Ergebnisse werden ausschließlich zum Online-Abruf im Internet-Angebot der IVW bereitgestellt.
3. Die Ausweisung erfolgt zunächst nach den Obergruppen "Kultur", "Sport" und "Sonstige" und wird je nach Bedarf inhaltlich weiter differenziert. Diese Ausweisung folgt den Kategorien der nachgewiesenen Zahlen nach Ziffer IV. 2. a-c.
4. Korrekturen der gemeldeten Zahlen werden veröffentlicht, sobald sie festgestellt werden.

VII. Werbung mit dem IVW-Zeichen und IVW-Hinweisen

1. Die IVW-Mitgliedsunternehmen sind nach Maßgabe der Satzung für das IVW-Zeichen berechtigt, das IVW-Zeichen zu führen.
2. Mitgliedsunternehmen sind verpflichtet, bei einer Werbung mit Besucherzahlen oder mit Ticketzahlen in Verbindung mit IVW-Hinweisen (IVW-Zeichen oder Hinweise auf die IVW oder die Mitgliedschaft bei der IVW) folgende Regel zu beachten:
   
   Es dürfen keine anderen Besucherzahlen oder Ticketzahlen genannt werden als die der IVW gemeldeten und veröffentlichten Zahlen. Auf- oder Abrundungen sind nicht zulässig.
3. Die verwendeten Zahlen sind analog zu Ziffer IV. 2.a) und b) präzise zu bezeichnen, z.B. "Besucher", "Tickets".
4. Es ist nicht zulässig, eine Verquickung von festgestellten Besucherzahlen und nachgewiesenen Tickets, z.B. durch Addition, vorzunehmen.
5. Darüber hinaus gelten sinngemäß die "IVW-Richtlinien für die Werbung mit Auflagenzahlen".

VIII.Ordnungsvorschriften

Bei Verstößen gegen diese Richtlinien kann eine Ordnungsmaßnahme nach § 23 der IVW-Satzung ausgesprochen werden.

Richtlinien für die Kontrolle von Veranstaltungen (PDF)